如果工作时一时腾不出空来接电话，让电话响了一会儿后再接听，拿起电话后就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了。” 当来电话的人说明找谁之后，不外乎有三种情况：一是刚好是本人接电话；二是本人在，但不是他接电话；三是他不在办公室。
对第一种情形，应答复：“我就是，请问您是哪位？”
第二种情形，接话人应答复说：“他在旁边，请稍候。”
第三种情形，接话人应答复说：“对不起，他刚好出去。您需要留话吗？”
切忌只说一声“不在”，就把电话挂掉。
要注意，即使你看不到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样礼貌对待。对方能通过你的声音感受到你的态度和心情，你需要把全部的注意力投入其中。你的态度应该是有礼貌的，声音应该音量适中、清晰柔和，不要在电话里尖声喊叫。如果想让你在电话里的声音优美动听，可以试一试面带微笑应答，这个方法往往很有效。